Posts Tagged Outlook2007

ניהול יומן בכמה מדינות (אזורי זמן) במקביל – חלק ב'

13 דצמבר, 2007 ב: 23:14 · מתויק תחת Hi-Tech Manual, Outlook 2007, Software Tip ·Tagged , , ,

חלק זה משלים את ניהול היומן (במספר אזורי זמן) בהצגת איך קובעים פגישה בקלות לאזור זמן אחר.

למעשה אנחנו תמיד רוצים להתנהל בשעות העבודה הרגילות ולא לעשות חישובי זמנים לפני כל פגישה. כלומר כאשר את התכנון עושים במדינה אחת (למשל ישראל) ורוצים לקבוע פגישה לשבוע הבא במדינה אחרת (נגיד ארה"ב), מיד מתחיל הדיאלוג הבא:

  • 9 בבוקר אצלי או אצלך?
  • אצלך, כלומר שבעה (19:00) אצלי?
  • מה לא, אהה אתם רק בהפרש של 7 שעות כמו בחוף המזרחי?
  • מה לא? אהה יש עוד אזורי זמן בארה"ב – אזור הרים (Mountain Time) אף פעם לא שמעתי על זה?!
  • אז טוב בתשע אצלך, ארבע אצלי? בטוח?!
  • כלומר אני אקבע לפי היומן שלי ב 16:00 כך שבשבוע הבא כשאני בארה"ב זה יצא תשע בבוקר.

את המשפט הבא אתם אומרים בלב (אם נצליח להגיע לאותו מקום באותו זמן זה נס smile_embaressed)

לא יותר פשוט, לחשוב בשעה של המקום בו נפגשים וכך גם לקבוע?

אני רוצה לקבוע פגישה בארה"ב בשבוע הבא ב 9:00 בבוקר שעון מקומי (כלומר שם).

ל Outlook2007 יש פתרון ממש קל לבעיה:

Add new Meeting

  • יוצרים פגישה חדשה
  • לוחצים על הכפתור (המסומן ב 1) – Time Zones
  • אז מופיעות תיבות הרשימה (המסומנות ב 2) – שמאפשרות לקבוע באיזה אזור זמן תיקבע הפגישה.

כך קובעים פגישה ב 9:00 אזור זמן חוף מזרחי ארה"ב (Eastern Time US & Canada) ואוטומטית זה יעדכן את היומנים תוך תאום של הפרשי הזמן (9:00 בארה"ב ו 16:00 בישראל)

אל תאחרו לפגישות smile_wink.

בהצלחה,

טל שחר, Tal Shahar

להגיב

ניהול יומן בכמה מדינות (אזורי זמן) במקביל – חלק א'

12 דצמבר, 2007 ב: 4:37 · מתויק תחת Hi-Tech Manual, Outlook 2007, Software Tip ·Tagged , , , ,

OK, אתם כבר יושבים בניו יורק ויודעים בדיוק מה השעה ביפן ובישראל (אם לא חזרו לפוסט הזה) אבל איך מנהלים פגישה בשבוע הבא בניו יורק ובעוד שבועיים בטוקיו (מבלי להפוך את זה לפרויקט "תעלת הימים").

עוגמת הנפש של הלקוח שחיכה לכם מארבע בבוקר (כי כך ציינתם במפורש בזימון) ואתם הגעתם באיחור של שבע שעות, תגרום לכך שכנראה תצטרכו לחפש מישהו אחר לעשות איתו עסקים smile_embaressed.

הדבר הראשון כדי לחיות בכמה עולמות (הכוונה לאזורי זמן – אבל זה גם יכול לשמש לעולם הבא/המקביל/החיצון/…smile_teeth) הנו להציג ביומן במקביל את אזורי הזמן, כך, שכאשר נסתכל ביומן נראה במקביל את לוחות הזמנים בשני אזורי הזמן, גם בזמן קביעת פגישה וגם במהלך העסקים הרגיל (כך תוכלו להתקשר ולא באמצע הלילה, כאשר הלקוח עובד על הילד הבא).

נעבור לחלק הטכני (Outlook 2007):

image לחיצה עם הכפתור הימני של העכבר על אזור השעות ביומן ובחירת האופציה Change Time Zone

יפתח חלון שיאפשר להגדיר אזורי זמן נוספים ליומן

 

 

 

 

 

החלון שנפתח מכיל הרבה אפשרויות, להלן:

Outlook Time Zone

קודם יש לתת לכל שעון זמן – תוית (Label) – כך שנזהה אותו (למשל ישראל, ארה"ב)

שימו לב !!! השעון הראשון הנו השעון של המחשב – אם תשנו אותו אתם גם מגדירים מחדש את אזור הזמן של המחשב – לא לגעת – חכו כמעט לסוף הפוסט.

לאחר מכן, חשוב מאד! לאפשר את השעון השני (Show an additional time zone), הרי בשל כך התכנסנו smile_nerd, ואז להגדיר את אזור הזמן השני (אליו מאתם מתכוונים להגיע) – שעון זה הנו להצגה בלבד ואין לו השפעה על המערכת.

כפי שרואים בצילום המסך (לעיל) מתקבלים שני טורים (במקרה זה ישראל והחוף המזרחי בארה"ב) שמציגים במקביל את הזמנים בשני אזורי הזמן – כך מיד ניתן לראות באיזה שעה, בכל אזור זמן, מתבצעת הפגישה (כנ"ל לגבי תאום הפגישה או סתם לשימוש כמסנכרן זמנים למשל כשבא לכם להתקשר לחבר ואתם לא בטוחים מה השעה אצלו – אם כי עדיף להשתמש בטיפ השעונים המקבילים).

עכשיו לתכונה הכי מוצלחת thumbs_up:

Swap Time Zone – קבעתם פגישות לשבוע הנוכחי בישראל, שבוע הבא בטוקיו ולבסוף עשיתם את ה New Year בניו יורק. עליתם על המטוס (זוכרים) וכאשר הגעתם כל שעליכם לעשות הנו ללחוץ על הכפתור הנחמד הזה. הוא יעביר גם את המחשב וגם את ה Outlook לאזור הזמן החדש (כנ"ל בכיוון ההפוך)

אזהרה – הכפתור Change Calendar Time Zone – משמש להעברת פגישות ממקומן לאזור הזמן החדש (הוא משמש למי שעבר באופן קבוע) – לא לגעת !!! זה משגע את היומן ומאד קשה לחזור אחורה מהשינוי.

 

בפוסט הבא (חלק ב') – איך לתאם פגישה באזור זמן אחר ללא טעויות בהפרשי הזמנים.

בהצלחה,

טל שחר, Tal Shahar

להגיב